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  • Como usar agenda

     

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    O ano novo está chegando e algumas pessoas já estão providenciando suas agendas para o ano seguinte. Por mais tecnologia que tenhamos hoje em dia, penso que nada substitui a boa e velha agenda de papel. Porém muitas pessoas não sabem usar a agenda com eficiência e ao longo do ano vão deixando de usá-la, achando que não vale à pena usá-la e acabam desistindo de usá-la.

    Como amante de agendas e afins que sou, quero neste post dar algumas dicas para vocês de como usar a agenda com eficiência.

    1 – Escolha uma agenda que lhe agrade visualmente:

    Ao escolher uma agenda lembre-se de que irá usá-la durante todo o ano, o ano que você já deseja que seja incrível e que seja melhor que o ano que está terminando. Por isso, escolha uma agenda bem bonita, que lhe agrade, afinal você vai olhar para ela todos os dias do ano. Algumas empresas costumam presentear seus clientes com agendas nessa época de Natal, porém a chance de você não usá-la é grande: por não gostar do modelo e por não dar o devido valor, por ser brinde. Se você ganhou uma agenda de presente e sabe que não vai usá-la, é melhor passá-la para frente e comprar uma que lhe agrade. Comprando, você estará fazendo um pequeno investimento na administração de sua vida, na sua organização pessoal e chances de usá-la com gosto serão maiores. 

     

    2 – Escolha o modelo ideal para você:

    Existem diversos modelos de agenda no mercado, para todos os gostos: grandes, pequenas, médias, simples, caras, baratas… Além de bonita, ela precisa ser funcional. Escolha o modelo que melhor lhe atenda, que facilite sua organização no dia a dia. Vai carregá-la na bolsa o dia todo? Que seja pequena e leve. Vai deixá-la na mesa de trabalho e tem muitas tarefas detalhadas? Que seja grande e espaçosa. Seu dia é bem cheio, corrido e precisa de anotar vários compromissos e tarefas? Que seja um modelo de agenda diária com uma página por dia. Você tem agenda pessoal e profissional separadas? Uma delas pode ser de meia página ou semanal. Aqui tem um post sobre cada modelo de agenda, vale dar uma olhada…

    3 – Não se adaptou, mude de agenda:

    Gente, eu já troquei de agenda no meio do ano e não me arrependi, acho que se sua organização pessoal não está funcionando com sua agenda atual, vale a pena trocar de agenda. Isso aconteceu comigo quando comprei uma agenda grande, de uma página por dia e não estava tendo disciplina para carregá-la: achava pesada, sem jeito, acabava deixando em casa e precisava dela quando não estava comigo. Troquei para uma menor, de meia página por dia, fazia uma letra bem pequena e foi ótimo, deu mais certo. Num outro ano foi o contrário: comecei com uma pequena e estava sem espaço para anotar o que eu queria – foi um ano de muitas mudanças então eu tinha mais detalhes para anotar. Como faço aniversário em maio, ganhei de presente uma linda, espiral e grande. Como era bem bonita carregava-a na mão no dia-a-dia. Fiz um traço vertical dividindo a página diária assim podia escrever de um lado tarefas e compromissos e de outro lembretes e anotações diversas. A verdade é que nossa vida muda e a agenda acompanha essa mudança.

    4 – Afinal, como usar a agenda?

    Agenda é algo pessoal, cada um tem seu jeito de usar. Mas tem algumas regrinhas que ajudam muito e para mim funciona há anos.

    A agenda não é um caderno onde você escreve tudo que vem a mente. Para isso você pode usar um caderno ou uma folha separada, gosto do caderno que fica mais organizado, você pode usá-lo paralelamente como “caixa de entrada”, assim, sabe que todas as ideias soltas, digamos assim, estarão lá.

    Na agenda anote suas tarefas e compromissos. Tarefas são coisas que você quer e precisa fazer ao longo do dia e que não são rotineiras. Por exemplo, se você faz almoço todos os dias não precisa de anotar “fazer almoço”, pois isso já é habitual. Mas se você tem uma consulta médica de manhã e sabe que poderá interferir no seu horário de fazer almoço, aí sim você pode anotar  a tarefa “fazer almoço” em outro horário diferente do habitual.  Já a consulta médica é um compromisso porque tem hora marcada e envolve outras tarefas para ser realizado e que não necessariamente estarão anotados, por exemplo separar a roupa que usará, documentos e exames que precisará levar, ou seja: se organizar previamente para que possa se ausentar de seus afazeres durante o horário da consulta.

    Exemplos de tarefas: Cada um vai ter tarefas de acordo com sua realidade como tarefas domésticas (cuidar da casa, fazer compras, lavar roupas), tarefas escolares (estudar, fazer trabalho, ajudar o filho a fazer lição de casa), tarefas profissionais (coisas para fazer ligadas ao seu trabalho) e tarefas ligadas aos seus projetos pessoais.

    Anote aquelas que precisa de lembrar-se naquele dia, de preferência na ordem que pretende fazer., encaixando na sua rotina. Gosto de pensar no que fazer de manhã, a tarde, a noite. Se você tem uma rotina apertada, procure enxergar “brechas” em seu dia, ou seja, intervalos como horário de café, horário de almoço, pós expediente de trabalho e etc – ao invés de trabalhar com manhã-tarde-noite.

    Procure agrupar tarefas semelhantes na hora de executá-las, como:

    • Tarefas que tem uma sequência lógica;
    • Tarefas que tem processos semelhantes.

    Por exemplo, se você vai lavar roupa e anotou “lavar roupa”: sabe que isso é um processo que envolve separar as roupas, colocar na máquina, colocar sabão… detalhes que não precisam ser anotados. Se você anotou “lavar roupa” aproveite para passar e guardar as roupas na sequência. Parece óbvio mas é bem mais fácil quando você organiza sua agenda usando uma sequência lógica que o faz ganhar tempo. E quem nunca lavou roupa e esqueceu de tirar da máquina? Ou recolheu a roupa pensando “depois eu passo” e deixou as roupas empilhadas de lado, num canto da casa? Se não der para fazer as tarefas em sequência, anote em sua agenda para lembrar-se de fazer em outro momento, o que é muito comum para quem trabalha fora e tem que sair deixando tarefas sem terminar.

    Outro exemplo, se você tem que fazer uma ligação, já faça todas as ligações num mesmo momento, assim estará agrupando por processos semelhantes. Eu até colo na contra capa da agenda um check list assim: casa, trabalho, rua, telefone, pc e e-mail: assim, na hora de listar tarefas e agendar o dia eu penso: o que tenho que fazer em casa? O que tenho que fazer enquanto estiver no local de trabalho? O que tenho que fazer na rua? (moro em cidade pequena então me refiro ao centro comercial, kk) Se ligo o computador, já aproveito e faço tudo que preciso fazer no computador e por aí vai.

    Exemplos de compromissos: Eventos Sociais (aniversários, casamentos, formaturas, apresentações culturais, etc) Consultas (consultas médicas e odontológicas e exames)  Avaliações (provas, trabalhos marcados, apresentações) Reuniões e Encontros (reuniões de trabalho, escola dos filhos, igreja e grupos em geral e encontros com pessoas). Resumindo: tudo que que envolve agenda de outra pessoa(s) além de você.

    Os compromissos eu anoto à medida que vão surgindo, já na data e horário que vão acontecer. Você pode usar uma cor de caneta diferente ou um tipo de letra diferente, tudo maiúsculo, por exemplo para bater o olho na página diária e já saber que tem um compromisso e que envolverá organização pessoal para realizá-lo. Um detalhe é não subestimar o tempo do compromisso: se tem uma consulta médica as 08:00 da manhã, pense: Que horas preciso acordar? Que horas preciso sair de casa ou do trabalho? O que preciso levar de específico? Quanto tempo vou me ausentar? O que farei assim que chegar? Parece óbvio, mas quem nunca saiu para um compromisso e esqueceu de levar algo? Ou esqueceu de considerar a organização pessoal prévia e saiu atrasado de casa, na correria?

    Independente de ser compromisso ou tarefa o tempo precisa ser calculado: um compromisso ocupa uma linha da sua agenda, mas as vezes consome um período do seu dia. Uma consulta médica que dura cerca de quinze minutos, lhe toma às vezes duas ou três horas do seu dia. Uma tarefa como lavar roupa, dependendo da realidade de cada família pode durar o dia todo ou até mais de um dia.

    Se você tem dúvidas de calcular tempo de execução de uma tarefa ou compromisso, uma dica é não anotar mais de seis itens por dia, é um número chave até você descobrir seu número. Por exemplo, no meu trabalho fixo eu descobri que meu número chave é doze trabalhando oito horas por dia, mas isso é muuuuito relativo e nem é tão importante. O importante é não agendar mais tarefas e compromissos do que pode cumprir e sentir-se mal ao invés de sentir-se organizado e produtivo.

    Ao fim do dia ou ao início do dia seguinte, avalie suas tarefas e compromissos anotados, riscando o que fez (dá um alívio, rsrs), ou marcando com símbolos como um “ok” ou “c” de certo no que fez ou “x” no que não fez ou alguma observação. Remarque aquilo que não fez ou aquilo que está em andamento – começou e não terminou ou depende de alguém, de um retorno ou de uma resposta.

    Crie o hábito de anotar sempre seus compromissos nas datas e horários ao marcá-los. Assim, ao visualizar a página da agenda fica fácil ver onde tem menos compromissos já agendados e onde podem ser encaixadas tarefas pessoais e flexíveis, ou seja, que precisam ser realizadas mas não necessariamente naquele dia, podem ser remanejadas sem problema.

    E você, como usa sua agenda? Compartilhe aqui nos comentários!

    Espero que as dicas lhe ajudem!

    Até mais!

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    2 Comentários

    1. Eu já perdi a conta de quantas vezes tive agenda. Eu sempre me esqueço de olhá-la. (Risos). Bem legal as dicas. Meu deu vontade de comprar mais uma haha. 🙂

      1. Anna Carolline Anna Carolline says:

        Tenta mais uma vez, Bianca!Quem sabe com as dicas agora funcione? Aí você cria o hábito de olha-la todos os dias,☺

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