• Vida Produtiva
  • Administrando o Tempo

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    Um dos assuntos que mais me atrai na administração, principalmente na administração pessoal é a administração do tempo. Quando conseguimos administrar nosso tempo, além de evitarmos estresse e ansiedade, conseguimos melhorar a nossa produtividade, tendo mais tempo livre para fazer aquilo que queremos fazer, aquilo que nos traz felicidade.

    Todos nós queremos, de alguma forma administrar melhor nosso tempo e sermos pessoas mais produtivas, donas de nosso próprio tempo e não o contrário, submissos ou até “escravos” do tempo.

    1 – Pense que você tem 24 horas por dia

    Para administrarmos melhor o nosso tempo, a primeira coisa que precisamos fazer é mudar o nosso pensamento, nos livrando de algo muito negativo que muitas pessoas dizem: “Não tenho tempo!”

    Se você diz ou já disse essa frase, por favor, não pense ou diga isso mais à partir de agora. Passe a dizer: “Tenho tempo!”

    Você tem o mesmo tempo que qualquer outro ser humano, bem sucedido ou não: 24 horas diárias. Ninguém tem mais tempo que o outro, no entanto, uma característica de pessoas bem sucedidas é que elas tem tempo para tudo, já observou? Não é que elas tem mais tempo que os outros, elas administram melhor as 24 horas que tem.

    E você também pode administrar melhor o tempo que você tem e ter a sensação de que tem tempo para fazer tudo que deseja, ou melhor, para tudo que realmente lhe importa!

    2 – Organize sua rotina diária

    A segunda coisa a fazer, depois que você se livrou de um pensamento negativo e se conscientizou de que tem 24 horas por dia como qualquer outra pessoa é decidir o que fazer com essas horas:

    Das 24 horas, teoricamente 8 horas você dorme. Sobram 16 horas que você passa acordado. Se você trabalha 8 horas por dia ainda restam 8 horas que você pode utilizar para o estudo, o lazer, a interação social ou o que quiser!

    Acontece que se você não administra bem seu dia, a conta não fecha: as 8 horas livres somem! As pessoas só trabalham e dormem, e, infelizmente, muitas trabalham infelizes e dormem mal. Isso não é uma vida de qualidade!

    Pense em que você faz no seu dia, na sua rotina diária, da hora que acorda até a hora em que vai dormir: O que você faz? E o que você gostaria de fazer?

    Se você administrar melhor o tempo de um dia, aos poucos conseguirá administrar melhor sua semana, seus meses, seu ano e sua vida!

    Defina quais atividades você faz ou quer passar a fazer todos os dias e monte sua rotina colocando horários: Que horas você acorda, dorme, almoça, toma banho, etc. Coloque sua rotina no papel com os horários definidos, e observe que seu dia acordado se divide em três períodos: manhã, tarde, noite. Observe em qual dos períodos você tem mais tempo livre que poderia preencher com outra atividade ou até mesmo criar um intervalo, uma pausa para descanso ou para fazer algo que reponha suas energias. Com o tempo sua rotina se tornará um hábito e você vai focar mais no seu tempo livre. Você poderá criar rotinas semanais e mensais com atividades que você faz com certa frequência e que não precisa fazer todos os dias.

    3 – Anote

    Papel é caneta ainda é o jeito mais simples para administrar o tempo. Anote sua rotina diária, anote suas tarefas, anote o que você precisa resolver no dia seguinte. Use uma folha de papel para começar ou um caderno ou uma agenda. Passe a anotar o que você tem que fazer e o que você quer fazer. Na vida pessoal ou no trabalho, criar listas de tarefas são bem eficientes, pois você pode ir riscando aquilo que já fez.

    4 – Use o tempo que você tem disponível

    Se hoje você só tem 10 minutos livres para descansar, aproveite-os. O mesmo vale para o tempo de estudo, de oração, o tempo de se exercitar, enfim, para qualquer coisa. Tempo ideal é diferente de tempo real, então aproveite ao máximo o tempo que você tem.

    5 – Crie tempo e ganhe tempo

    Crie tempo, por exemplo, em finais de semana, feriados e recessos. Administre esses momentos para fazer coisas que você deseja fazer e que, devido a rotina apertada e corrida do dia a dia não dá para fazer. Ganhe tempo quando estiver ocioso, por exemplo: numa fila de banco, numa recepção aguardando atendimento, num ponto de ônibus. Ao invés de se aborrecer por estar perdendo tempo, faça outra coisa enquanto isso ou aproveite para descansar um pouco a mente.

     6 – Organização e Planejamento são amigos da Produtividade

    Tudo que você puder deixar organizado durante seu dia a dia vai poupar seu tempo: deixar a roupa do compromisso já arrumada, a bolsa já pronta, o almoço já adiantado, tudo isso traz praticidade para o dia a dia. Se você tem que sair de casa e vai antes escolher a roupa que vai usar, passar a roupa, vestir e trocar porque não ficou legal, procurar um item que tem que colocar na bolsa (e pior ainda se não sabe onde está guardado e vai procurar), provavelmente vai se estressar e vai se atrasar para seu compromisso. 

    7 – Considere o tempo de preparação

    Não basta agendar um compromisso, é preciso considerar detalhes que precisam estar prontos previamente, antes da data e horário do compromisso. Um exemplo: se você agendou uma entrevista de emprego para as 10:00 horas da manhã, não é só ir na agenda e anotar na data “10:00 horas Entrevista de emprego”.  Além disso, é preciso pensar: Nessa data e nesse horário eu estaria fazendo o que? Vou ter que cancelar, adiar, encaixar algo? Que horas terei que acordar, me aprontar e sair de casa para chegar ao local da entrevista com antecedência, no mínimo às 09:45 horas? O que terei que levar além dos pertences pessoais? Os pertences pessoais já estão na bolsa? Se vou levar um currículo, já está impresso e já está na bolsa? Se não quando farei isso? (No mínimo no dia anterior). Sei onde será a entrevista, calculei bem o tempo de deslocamento de casa até lá? Separei e experimentei a roupa que vou usar? E outros detalhes que deverão ser anotados como tarefas antes da data e horário da entrevista propriamente dita!

    8 – O tempo demora mais que o previsto: SEMPRE!

    Ao separar/calcular tempo para determinado compromisso, lembre-se que é melhor separar mais tempo do que acha que vai gastar, pois podem acontecer imprevistos e cada detalhe é uma tarefa. Não subestime o tempo!Isso vale também para sua rotina diária e sua agenda diária: na hora de listar os afazeres do dia, deixe sempre um tempo livre para possíveis imprevistos ou para compromissos urgentes ou oportunidades que podem surgir.

    9 – Diferencie o que é urgente do que é importante e defina o que é prioridade

    Muitas pessoas tem dificuldade de diferenciar o que é é urgente, importante e prioridade. Eu, particularmente, diferencio assim:

    Importante é o que você precisa fazer pois faz parte de seu objetivo de vida. Por exemplo, se cuidar da saúde é um objetivo seu, ir ao médico é algo importante.

    Urgente é algo que precisa ser resolvido rapidamente, não pode ficar para depois. Ir ao médico é importante, mas se você está doente isso se torna urgente.

    Prioridade é o que é importante para você de acordo com seus objetivos de vida e que você pode fazer primeiro. É o mais difícil de definir em poucas palavras – se quiser, diga nos comentários  que faço um post mais específico sobre isso. Nossos objetivos de vida são objetivos que queremos realizar ao longo da vida, não podemos ter tudo de uma vez. Prioridade é pensar: o que posso fazer hoje, no presente, para alcançar meus objetivos futuros? É esse o que eu posso fazer hoje que deve ser minha prioridade. Por exemplo: quero ter minha casa própria daqui 10 anos. Hoje posso trabalhar e poupar um percentual d minha renda para comprar minha casa. Portanto trabalhar é uma prioridade. Isso traz sentido ao trabalho, quando eu pensar que trabalhar consome 8 horas do meu dia, lembrar que é por uma boa causa (comprar minha casa) e que trabalhar é minha prioridade.

    10 – Diga não, seja seletivo e delegue

    Algo que nos rouba muito tempo é nossa incapacidade de dizer não, principalmente para interrupções desnecessárias. Alguém lhe pede um favor e você pára imediatamente para fazer sem ter necessidade de parar naquele momento. Um alarme de e-mail que chega e você pára para olhar e isso acontece várias vezes no dia. Ou você vai em todos os eventos sociais que lhe convidam. Ou quer ir em todos os shows que tem na sua cidade. Quando você define prioridades, conclui que não dá para fazer tudo. Então combine com a pessoa se pode fazer o que ela lhe pediu depois (e faça, amigos são importantes), avalie se precisa mesmo ira a todos os shows e todos os eventos, ou se pode ir no que são mais importantes para você. Aprenda a dizer “não” se não pode fazer ou se não pode aceitar o convite. Aprenda a delegar se outra pessoa pode fazer por você como um funcionário ou um prestador de serviços terceirizado.

    Bom, espero que tenha gostado das dicas e que elas lhe ajudem a administrar seu tempo e sua vida!

    Me conte nos comentários se você já pratica alguma delas e até mais!

     

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