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    Ciclo PDCA - Administrando a Vida
    Ciclo PDCA – Administrando a Vida

    Estamos falando aqui no blog sobre ferramentas de planejamento. A ferramenta de hoje é uma ferramenta muito conhecida pelos estudantes de Administração de Empresas e também bastante usada nas empresas. Porém fora do mundo da administração de empresas ela ainda é pouco conhecida. Digo ainda, pois penso que ela pode ser muito usada em qualquer área da vida. Neste post quero mostrar que é possível usar o PDCA no nosso cotidiano.

    A palavra PDCA, é uma sigla das palavras em inglês Plan, Do, Check e Act. Traduzida para português temos quatro ações que são Planejar, Executar, Checar e Agir. Essas ações são cíclicas, daí o nome ciclo PDCA. O ciclo mostra que planejar, (algo que tanto falamos aqui e que é uma das quatro funções do administrador) é apenas uma das quatro palavras que formam um ciclo.

    1. P – Plan: Primeiramente planeja-se e, para isso, podemos usar qualquer uma das ferramentas de planejamento que estamos vendo nesta série e até mais de uma delas.
    2. D – Do: Depois se executa a ação ou as ações que foram planejadas.
    3. C – Check: Durante a execução ou ao final da execução verifica-se o que foi planejado e o que está sendo ou foi executado.
    4. A – Act: Analisando o que se verificou, são inseridas ações que podem ser corretivas, de melhoria ou preventivas. Corretivas, se algo executado saiu errado, em desacordo com que foi planejado. De melhoria, se algo executado precisa ser melhorado, modificado para que se alcance o resultado esperado. Preventiva, para que no próximo ciclo de planejamento e execução não aconteça algo que deu errado nesse ciclo ou  para que aconteça algo melhor do que aconteceu nesse ciclo.

    Em uma de minhas aulas em que eu estava explicando como funcionava o ciclo PDCA, uma aluna deu um exemplo que achei fantástico, uma situação corriqueira, pela qual você provavelmente já passou ou pelo menos já viu acontecer em sua casa:

    1. P – Plan: O filho pega sua roupa e vai para o banheiro tomar banho.
    2. D – Do: O filho toma seu banho e, quando termina, vai se enxugar. Só então ele percebe que se esqueceu de pegar sua toalha de banho.
    3. C – Check: O filho percebe que falhou no planejamento, ou seja, na preparação dos itens que precisa levar para o banheiro quando for tomar banho. 
    4. A – Act: Sem toalha e precisando enxugar-se, o filho precisa agir e opta por uma ação corretiva, gritando: “Mããããããããe, pega a toalha para mim, por favor?” A mãe entrega a toalha para o filho, mas chama a atenção dele, dizendo: “Da próxima vez, lembre-se de pegar sua toalha antes de entrar para o banho.” Dizendo isso, a mãe sugere uma ação preventiva para o próximo banho.

    Nessa situação ainda cabe pensar em ações de melhoria, que consiste em melhorar o processo rotineiro de tomar banho. Basta pensar: o que posso fazer de diferente para que eu não esqueça mais a toalha na hora do banho? E aí há várias opções, que cada um vai decidir qual é a melhor opção, como por exemplo:

    • Deixar a toalha já pendurada ou guardada no banheiro;
    • Criar o hábito de fazer um check list mental antes de ir para o banho perguntando-se o que é preciso pegar;
    • Deixar a toalha guardada próximo ao local onde se guarda a roupa ou roupa íntima, para vê-la ao pegar a roupa ou roupa íntima;
    • Criar o hábito de fazer um check list mental ao se preparar para o banho, pensando: roupa limpa está aqui, roupa íntima está aqui, toalha limpa está aqui – enquanto vai acomodando cada item num local do banheiro. Se faltar algo é só voltar para pegar.

    Gente, lendo o que acabei de escrever parece ridículo de tão bobo o exemplo que dei… Porque é algo que fazemos com tanta naturalidade, tão automaticamente, não é mesmo? Mas vai dizer que você nunca se esqueceu de levar a tolha para o banho?

    E por aí a gente vê que o PDCA é um ciclo bem natural, feito quase que automaticamente também. A única diferença é que, quanto mais complexo o planejamento (o que não é o caso do exemplo citado), mais detalhado é o PDCA. Não há um formulário específico para aplicar a ferramenta, basta seguir uma linha de raciocínio de um ciclo, onde na primeira etapa, o planejamento pode ser feito através de qualquer outra ferramenta que estamos falando aqui e que você julgue mais apropriada para a situação.

    Eu costumo dizer que o PDCA é um ciclo administrativo, pois ele casa bem com as funções do administrador que já vimos aqui: Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar. A função planejar obviamente ocorre na etapa PLAN, as funções organizar e dirigir ocorrem em todas as etapas, e a Controlar ocorre nas etapas Check e Act.

    E você, usa a ferramenta PDCA em seu dia-a-dia?

    Conte-me aqui nos comentários, e me conte aqui também caso você queira outro exemplo mais específico, ok?

    Espero ter ajudado e até mais!

     

     

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