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  • Ferramenta Plano de Ação 5W2H

    5w2h-administrando-a-vidaContinuando a série de ferramentas de planejamento que podemos usar em nosso cotidiano, hoje trouxe uma ferramenta bem fácil de aplicar e muito útil em qualquer planejamento, por mais simples que seja.

    É a ferramenta da qualidade Plano de Ação 5W2H. Para usá-la basta fazer sete perguntas-chave para direcionar a ação que está sendo planejada. Das sete perguntas em inglês, cinco começam com W e duas começam com H, daí a origem do nome 5W2H.

    As perguntas são de apenas uma palavra e são elas:

    1. W: WHAT – O que fazer?
    2. W: WHY – Por que fazer?
    3. H: HOW – Como fazer?
    4. W: WHO – Quem irá fazer?
    5. W: WHEN – Quando fazer?
    6. W: WHERE – Onde fazer?
    7. H: HOW MUCH – Quanto custa?

    1.W: WHAT – O que fazer?

    A primeira pergunta é sobre o que vai ser feito. Refere-se à descrição da ação ou a tarefa que será realizada através do plano de ação. Pode-se descrever todas as atividades ou etapas que serão feitas.

    2.W: WHY – Por que fazer?

    A segunda pergunta é sobre o porquê, ou seja, o motivo da realização da ação. Refere-se à justificativa do plano de ação e é importante para verificar se realmente é preciso realizar esta ação.(Eu sempre me lembro do Professor Girafales, quando ele dizia:”Por que causa motivo razão ou circunstância?”)

    3.H: HOW –Como fazer?

    A terceira pergunta é sobre como vai ser feito, as estratégias que serão utilizadas para executar o plano de ação. Refere-se aos meios, as maneiras, as formas que serão feitas cada tarefa, cada etapa do plano de ação.  

    4.W: WHO –Quem irá fazer?

    A quarta pergunta é sobre quem vai fazer cada tarefa ou etapa da ação. Pode ser a própria pessoa que planejou ou ela pode delegar para outro ou outros responsáveis. 

    5. W: WHEN –Quando fazer?

    A quinta pergunta é sobre quando fazer cada uma das atividades ou etapas da ação. Refere-se à definição de prazos, estipulando datas e traçando metas de realização. Se na pergunta anterior, quem, outras pessoas forem responsáveis por tarefas, é preciso verificar com elas sobre prazos de realização e acompanhá-los.

    6. W: WHERE –Onde fazer?

    A sexta pergunta é sobre onde fazer. Dependendo do contexto, esse onde pode referir-se ao local onde será realizada a ação como um todo, ou onde será realizada cada tarefa ou atividade ou até mesmo nome dos fornecedores, no caso de delegação de tarefas da pergunta quem.

    7. H: HOW MUCH –Quanto custa?

    A sétima pergunta é sobre quanto custa fazer cada etapa ou a ação como um todo. Refere-se a recursos financeiros, a orçamentos, para se ter ideia de quanto vai custar à realização do plano de ação. Caso a ação ou alguma etapa dela não tenha custos, basta desconsiderar essa pergunta.

    Para usar a ferramenta é muito simples: basta escrever numa folha de papel cada pergunta em português mesmo e buscar as respostas para a mesma. Isso pode ser feito individualmente ou em equipe. Em equipes maiores pode-se utilizar uma cartolina, uma folha de papel A3 (que é maior que a folha de ofício A4), um Flip Chat ou até mesmo uma lousa branca. Para quem quiser, vou deixar aqui um formulário da ferramenta para ser preenchido:

    5W2H Administrando a Vida
    5W2H Administrando a Vida

    Este formulário pode ser adaptado, pode-se, por exemplo, colocar um cabeçalho outras informações importantes, acrescentar uma coluna de observação, de forma que ele seja bem funcional para ação que você deseja planejar. Depois de preenchido, é bom tê-lo em mãos durante a execução da ação para acompanhar se o que está sendo executado está de acordo com o planejado e fazer ajustes, se necessário.

    Você pode utilizar este plano de ação para planejar qualquer coisa, como por exemplo: projetos pessoais, eventos como festas de aniversário, estudos e até situações de trabalho. Para quem é professor e leu o post anterior 10 dicas de planejamento para professores, essa ferramenta pode ser usada para elaborar plano de ensino, plano de aula, plano de estudo, ou seja, qualquer plano!

    O legal é que quando criamos o hábito de utilizar as sete perguntas do 5W2H, passamos a fazer as perguntas automaticamente em qualquer planejamento, até mesmo quando estamos usando outra ferramenta. Portanto, a 5W2H além de prática, pode ser conciliada com outras ferramentas e melhorar ainda mais os resultados almejados.

    Com essa ferramenta dá para planejar qualquer coisa, vou dar um exemplo de uma reunião:

    1. W: WHAT – O que fazer? Uma reunião.
    2. W: WHY – Por que fazer? Para discutir sobre redução de custos (água, luz, papéis, etc.)
    3. H: HOW – Como fazer? Preparar pauta, preparar recursos (mesa, cadeiras, flip chat, etc.), convocar pessoas, agendar sala e (todos os detalhes que julgar necessário listar)
    4. W: WHO – Quem irá fazer? Nome de quem vai conduzir, quem vai preparar e de quem vai participar
    5. W: WHEN – Quando fazer? Data, horário e, se possível, até duração prevista.
    6. W: WHERE – Onde fazer? Na sala “x”
    7. H: HOW MUCH – Quanto custa? Neste caso não se aplica.

    O exemplo foi bem simples mas acho que dá para esclarecer melhor como podemos usar a ferramenta em planejamentos. Se quiserem que eu dê outros exemplos ou que use o formulário que estou sugerindo é só me contar aqui nos comentários, que farei com prazer!

    E você, já experimentou elaborar um plano de ação usando as perguntas da ferramenta 5W2H? Conte-me nos comentários.

    Espero que tenha ajudado.

    Até mais!

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