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  • Como usar Brainstorming em Planejamentos

    Brainstorming
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    Quem leu o post Ferramentas de Planejamento viu que citei algumas ferramentas da administração que podem ser usadas para elaboração de planejamentos, com intenção de falar sobre cada uma delas. Mas que ferramentas são essas? São as Ferramentas da Qualidade, quem já ouviu falar no conceito de Qualidade Total já deve ter ouvido falar delas. As ferramentas são técnicas utilizadas para melhorar os processos de trabalho e, consequentemente, para se atingir os resultados de trabalho com qualidade. Um dos fatores essenciais para se atingir resultados com qualidade é o planejamento. Por isso falaremos neste post e em outros sobre ferramentas de planejamento, ou seja, ferramentas da qualidade aplicadas aos nossos planejamentos de administradores leigos, administradores da vida!

    A primeira ferramenta que trataremos é o Brainstorming. Mesmo que você não tenha ouvido falar sobre ele, provavelmente já usou sem saber seu nome. O Brainstorming traduzido ao “pé da letra” significa chuva, tempestade ou toró de ideias. É uma ferramenta simples, que pode ser usada por qualquer pessoa não só no trabalho, mas na vida, de modo geral. O Brainstorming consiste em levantar o máximo de ideias possíveis e em curto prazo, ou seja, bem rapidinho, dentro de um grupo de pessoas reunidas. A intenção é incentivar as pessoas de determinado grupo a falarem, expondo suas ideias num ambiente livre de críticas. Simples assim! Mas tem alguns segredinhos:

    1. É importante que as pessoas estejam reunidas num local que facilite a comunicação: todos sentados, à vontade, de forma que todos os participantes possam ser vistos e ouvidos uns pelos outros.
    2. O ambiente precisa ser livre de críticas: se as pessoas começam a falar e são interrompidas, ou não são ouvidas, ou são recebidas com deboches, ironias, sarcasmo e risadas, elas não se sentirão à vontade para expor o que pensam e o grupo perderá ideias que poderiam ser valiosas. A ideia é ouvir tudo e todos sem criticar, o objetivo inicial é levantar ideias.
    3. Se o objetivo inicial é levantar ideias, o final é filtrar as ideias e tomar decisões de quais ideias serão levadas em consideração e quais serão descartadas.
    4. O papel do líder, ou seja, de quem conduz o Brainstorming é fundamental: intermediar as discussões, incentivar as pessoas a falarem dando suas opiniões, interagir com o grupo, ouvir todas as ideias e todas as pessoas com atenção, manter o foco no assunto principal, não enfatizar e até mesmo cortar falas desnecessárias e negativas, tomar notas e fazer o fechamento amarrando as ideias dadas.
    5. O papel de cada participante é entender que há ideias boas, ruins, viáveis e inviáveis e que o fato de expor suas ideias não significa que suas ideias serão aceitas e isso não é pessoal. Todas as ideias são ouvidas, passarão por uma triagem e a maioria vai ser descartada.

    Esses segredinhos são essenciais para que o brainstorming não vire bagunça: todos falam ao mesmo tempo, as pessoas se irritam, se chateiam e começam a discutir umas com as outras, cada uma querendo defender seu ponto de vista, o líder perde o controle da situação e apela para a postura “pronto e acabou”, finalizando a discussão sem chegar a nenhum resultado. E vai para o ralo a chuva de ideias que vira uma tempestade de conflitos desnecessários.

    Além dos segredinhos o respeito é o que deve prevalecer sempre, do início ao fim da aplicação da técnica. A participação de todos é importante, todas as ideias são bem vindas (sem demagogia) e nem todas as ideias serão consideradas, a maioria vai ser descartada, isso é fato, faz parte da técnica e não é pessoal. Ninguém precisa sair de um brainstorming chateado por sua ideia não ter sido escolhida, e sim se sentindo valorizado, pois sua participação foi importante na tomada de decisão.

    Um brainstorming eficiente é aquele que acontece num local adequado, num ambiente livre de críticas, com um líder direcionando a discussão e com pessoas que respeitam as diversas opiniões diferentes que surgem nesse momento. Ele tem início: levantamento de todas as ideias de todos os participantes, meio: discussão saudável e respeitosa entre participantes com direção do líder, e fim: escolher dentre as ideias levantadas e discutidas a(s) mais viável(is) para a tomada de decisão de acordo com o objetivo.

    Vamos a um exemplo prático? (Sim, caro ex-aluno meu que lê este post: é o mesmo exemplo de sempre da sala de aula, kk)! Tema do Brainstorming: Churrasco!

    O líder propõe para o grupo: Vamos fazer um churrasco?

    A maioria das pessoas do grupo se anima e já começam as ideias: Data, local e horário; orçamento (quanto gastar), fornecedores, voluntários e convidados; tipos e quantidades de carnes, acompanhamentos e bebidas;compras, estoque e preparo; e muitos outros detalhes! O líder precisa delimitar algumas situações, como por exemplo, um valor máximo de orçamento. Também precisa “bater o martelo”, por exemplo, com relação à data, com base na data que é melhor para a maioria das pessoas, pois sempre vai ter alguém que não pode participar em determinado  Quando possível é interessante pensar previamente em situações que podem ser polêmicas nesse caso, como por exemplo: bebidas alcoólicas, valor cobrado de crianças, valor cobrado de quem não bebe, músicas, etc.

    O brainstorming pode ser usado em diversas situações do nosso cotidiano: na sala de aula, num grupo de amigos, numa reunião de família, numa ONG, numa empresa, enfim, em qualquer grupo de pessoas que queira gerar ideias e envolver a participação de seus integrantes. Em posts seguintes vamos ver que ele é como uma subferramenta, se podemos dizer assim, pois se encaixa facilmente dentro de outras ferramentas de planejamento sem comprometer o resultado e até melhorando o resultado.

    Espero que tenha gostado e que você possa usar a Ferramenta Brainstorming com bastante eficiência!

    Até mais!

     

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